Vì sao nên rà soát định kỳ?
Quy định pháp luật và tình hình hoạt động của doanh nghiệp đều thay đổi theo thời gian. Mỗi năm kiểm tra một lần, hoặc khi có thay đổi lớn như thêm ngành nghề, tăng vốn, đổi người đại diện, sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm thiếu sót trước khi bị xử phạt hoặc phát sinh tranh chấp.
1. Đăng ký doanh nghiệp và điều kiện kinh doanh
- Thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (tên, địa chỉ, vốn, người đại diện theo pháp luật) có còn đúng với thực tế không.
- Các ngành nghề đang kinh doanh đã được đăng ký chưa.
- Với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp còn đủ giấy phép, chứng chỉ và điều kiện theo quy định không.
2. Hồ sơ quản trị nội bộ
- Điều lệ công ty có còn phù hợp với cách doanh nghiệp đang vận hành không.
- Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông có được cập nhật không.
- Các cuộc họp và quyết định quan trọng có biên bản, nghị quyết đầy đủ không.
3. Quan hệ lao động
- Hợp đồng lao động đã được giao kết bằng văn bản đúng quy định chưa.
- Nội quy lao động, thang bảng lương và việc tham gia bảo hiểm xã hội có thực hiện đúng quy định không.
4. Hợp đồng với khách hàng và đối tác
- Hợp đồng đang thực hiện có đủ chữ ký, phụ lục, biên bản nghiệm thu và đối chiếu công nợ không.
- Các điều khoản về thanh toán, phạt vi phạm và giải quyết tranh chấp có còn phù hợp không.
- Hợp đồng sắp hết hạn có được theo dõi để gia hạn hoặc thanh lý đúng hạn không.
5. Thuế, kế toán và báo cáo định kỳ
- Doanh nghiệp đã nộp đủ và đúng hạn các tờ khai thuế, báo cáo tài chính và các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước chưa.
- Hóa đơn, chứng từ có được lưu giữ đầy đủ theo quy định không.
Danh sách trên chỉ là gợi ý chung. Mỗi doanh nghiệp có ngành nghề và quy mô khác nhau nên cần kiểm tra thêm các quy định riêng.
Lưu ý: Bài viết chỉ cung cấp thông tin chung theo quy định pháp luật tại thời điểm đăng; quy định có thể thay đổi. Mỗi vụ việc có hoàn cảnh riêng nên nội dung này không phải ý kiến tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể của bạn. Nếu cần, vui lòng liên hệ luật sư để được tư vấn trực tiếp.